Gestione digitale delle prenotazioni: il caso della Biblioteca di Treviglio

Case Study: la Biblioteca e la Soluzione Ideale per le Prenotazioni

La biblioteca "Il Gabbiano" è da sempre un punto di riferimento per studenti e professionisti in cerca di un ambiente tranquillo dove poter studiare e concentrarsi. Tuttavia, con l’aumento della domanda di posti nell’aula studio, si è reso necessario un sistema di prenotazione più efficace e strutturato. La soluzione si è concretizzata grazie a Visitain.cloud e al dispositivo iAccess Q-Visio XP, una combinazione che ha trasformato radicalmente la gestione dell’aula e migliorato l’esperienza per ogni utente.

La Sfida

Prima dell'adozione di Visitain.cloud, le prenotazioni venivano effettuate tramite e-mail e telefonate, un sistema poco pratico che causava un dispendio di tempo significativo per il personale e rendeva difficoltoso il monitoraggio della disponibilità dei posti. Questo metodo di gestione tradizionale esponeva la biblioteca a rischi di overbooking e rendeva complessa la gestione dei turni, spesso penalizzando l’esperienza complessiva degli utenti.

La Soluzione: Visitain.cloud

La svolta è arrivata con l’implementazione di Visitain.cloud, un software intuitivo e completo per la gestione delle prenotazioni, e con l’integrazione del lettore QR code Q-Visio XP di iAccess. Questo dispositivo avanzato ha permesso di monitorare in tempo reale l’accesso all’aula studio, rendendo l’intero sistema di prenotazione più efficiente e trasparente.

Grazie a Visitain.cloud e al Q-Visio XP, la biblioteca ha potuto

automatizzare il processo di prenotazione
monitorare gli accessi

Gli utenti possono ora prenotare i posti direttamente online, ricevendo conferme e promemoria automatici. Al loro arrivo, possono facilmente effettuare il check-in tramite il dispositivo Q-Visio XP, garantendo un accesso rapido e tracciato, senza necessità di intervento manuale da parte del personale.

Implementazione e Vantaggi

L'integrazione di Visitain.cloud con Q-Visio XP si è rivelata rapida e intuitiva, permettendo al team di alla biblioteca Il Gabbiano di adottare subito il nuovo sistema. I principali vantaggi riscontrati includono:

Riduzione del carico di lavoro: Il personale ha potuto concentrarsi su altre attività, grazie alla gestione automatizzata delle prenotazioni e degli accessi.
Attività di occupazione ottimizzata: Il monitoraggio in tempo reale ha consentito di ridurre al minimo i posti liberi non utilizzati.
Esperienza utente migliorata: Grazie al check-in automatico tramite Q-Visio XP, gli utenti possono accedere rapidamente al loro posto prenotato, rendendo la procedura fluida e senza interruzioni.
Reportistica e controllo: Il sistema offre una panoramica dettagliata sull’affluenza, permettendo di pianificare in modo più efficace orari e risorse.

Risultati

Da quando è stato introdotto il sistema combinato Visitain.cloud e Q-Visio XP, la biblioteca Il Gabbiano ha registrato un incremento dell’occupazione del 30%, con una notevole riduzione delle prenotazioni non rispettate. Gli utenti apprezzano la semplicità e l'efficienza del sistema, mentre lo staff può gestire l’affluenza in modo organizzato e proattivo.

Conclusioni

L'adozione di Visitain.cloud insieme al dispositivo Q-Visio XP ha rivoluzionato la gestione dell’aula studio della Biblioteca Il Gabbiano, ottimizzando l’accesso, migliorando la gestione delle risorse e regalando agli utenti un'esperienza più agevole e piacevole.